Polityka prywatności

Polityka prywatności

Obowiązuje od 8 listopada 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu zgodnygabinet.pl jest Sebastian Rogalski, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką Zgodny Gabinet, adres: Bolesławska 104, 32-310 Klucze, e-mail: kontakt@zgodnygabinet.pl, telefon: 451 462 562.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

• dane podane przy składaniu zamówienia, w tym imię, nazwisko, adres e-mail i dane rozliczeniowe, jeżeli są wymagane,
• dane przekazane w formularzu kontaktowym lub korespondencji,
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i plikach cookies,
• dane dotyczące zamówień, płatności i pobierania zakupionych plików.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówień i reklamacji, kontaktu z użytkownikiem, realizacji obowiązków prawnych, zabezpieczenia roszczeń i bezpieczeństwa serwisu oraz — jeżeli ma to zastosowanie — na podstawie zgody, np. w odniesieniu do dobrowolnych działań marketingowych lub wybranych cookies.

4. Sklep WooCommerce

Sklep działa w oparciu o WooCommerce. W związku z obsługą zamówień system może przetwarzać dane potrzebne do realizacji zakupów, prowadzenia konta Klienta, obsługi płatności, pobrań i historii zamówień.

W celach bezpieczeństwa i diagnostyki wiadomości transakcyjnych serwis rejestruje techniczne informacje o próbach wysyłki e-maili, w tym datę, odbiorcę, temat, treść wiadomości oraz ewentualne błędy systemu wysyłającego. Dziennik jest dostępny administratorom serwisu i służy m.in. wyjaśnianiu problemów z potwierdzeniem zamówienia lub linkiem do pobrania plików. Rejestracja pomyślnego wysłania wiadomości przez WordPress nie oznacza potwierdzenia dostarczenia jej do skrzynki odbiorcy.

5. Płatności Autopay

Jeżeli Klient wybiera płatność elektroniczną, dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji mogą być przekazywane operatorowi płatności Autopay S.A. w zakresie koniecznym do obsługi płatności, jej potwierdzenia, rozliczenia oraz przeciwdziałania nadużyciom. Operator płatności przetwarza dane również na zasadach określonych we własnej polityce prywatności.

6. Hosting, WordPress i Jetpack

Serwis działa na WordPress i WooCommerce. Hosting zapewnia JDM.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Murowanej Goślinie (KRS 0000720251), która przechowuje pliki i bazę danych serwisu, w tym dane zamówień, kont i formularzy, oraz obsługuje pocztę, przez którą serwis wysyła e-maile. Usługi Jetpack firmy Automattic Inc. (USA) służą do zabezpieczenia serwisu, kopii zapasowych, przyspieszenia ładowania zdjęć (serwery i0.wp.com) oraz statystyk odwiedzin. Statystyki Jetpack uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody na cookies statystyczne. Przy wyświetlaniu zdjęć z serwerów Automattic przetwarzany jest adres IP i informacje o przeglądarce.

Czcionki strony (DM Sans i Manrope) wczytujemy z naszego serwera, bez łączenia się z Google Fonts. Na stronach koszyka i zamówienia operator płatności Autopay wczytuje skrypt Google Pay z serwerów Google Ireland Ltd., aby obsłużyć tę metodę płatności. Przeglądarka przekazuje przy tym Google adres IP i informacje o urządzeniu.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe przekazujemy lub powierzamy tylko w zakresie potrzebnym do danego celu. Odbiorcami są:

• JDM.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Murowanej Goślinie – hosting serwisu i bazy danych oraz poczta e-mail, przez którą wysyłamy potwierdzenia zamówień, linki do pobrania i checklistę,
• Automattic Inc. (WordPress.com, Jetpack) – bezpieczeństwo, kopie zapasowe, dostarczanie zdjęć, statystyki (po zgodzie),
• Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie – obsługa płatności online,
• Fakturownia Sp. z o.o., ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa – wystawianie faktur,
• Meta Platforms Ireland Ltd. – piksel Meta i Conversions API, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe (pkt 10),
• Google Ireland Ltd. – skrypt Google Pay na stronach koszyka i zamówienia (pkt 6) oraz poczta Gmail, na którą przychodzą powiadomienia ze strony, w tym o zgłoszeniach checklisty (pkt 15),
• Google Ireland Ltd. – Google Ads (pomiar zakupów i reklamy), wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe (pkt 10),
• Chatbase Inc. (USA) – obsługa asystenta „Gabriel” (pkt 16),
• podmioty świadczące obsługę księgową lub prawną, jeżeli jest to potrzebne,
• organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

8. Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez okres potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do obrony przed roszczeniami. Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, o ile nie istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Dziennik techniczny e-maili ma skonfigurowany okres przechowywania 14 dni oraz dodatkowy limit 250 wpisów. Starsze wpisy są automatycznie usuwane w ramach działania harmonogramu systemu. Nie wpływa to na okres przechowywania zamówień i korespondencji wymaganej do wykonania umowy lub spełnienia obowiązków prawnych.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

• prawo dostępu do danych,
• prawo ich sprostowania,
• prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych, gdy ma zastosowanie,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis używa plików cookies i podobnych technologii, np. pamięci przeglądarki i pikseli. Zakres zgody wybierasz w banerze, a później w każdej chwili zmieniasz lub wycofujesz przyciskiem „Zarządzaj zgodą” na dole strony.

• Niezbędne (zawsze aktywne): działanie koszyka, zamówienia i logowania, zapamiętanie Twojej decyzji w banerze, bezpieczeństwo. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO oraz art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.
• Statystyczne (tylko za zgodą): Jetpack Stats i WooCommerce Analytics (Automattic) – liczenie odwiedzin i analiza ruchu, oraz zapis w pamięci sesji przeglądarki, z jakiej strony przyszła wizyta, na potrzeby statystyki pobrań checklisty.
• Marketingowe (tylko za zgodą): piksel Meta i Conversions API – mierzenie skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie oraz budowanie grup odbiorców reklam. Bez zgody skrypty Meta nie są ładowane, a serwer nie wysyła do Meta informacji o Twojej wizycie.
• Google Ads (tylko za zgodą marketingową): tag konwersji Google, który po zakupie przekazuje do Google numer zamówienia i kwotę, aby sprawdzić, które reklamy doprowadziły do zakupu. Google otrzymuje też standardowe dane techniczne (adres IP, adres strony, dane przeglądarki), ale nie imię, nazwisko, adres e-mail ani adres dostawy. Administratorem tych danych jest Google Ireland Ltd. (Irlandia), a dane mogą być przetwarzane w USA na zasadach opisanych w pkt 18. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w banerze. Bez zgody tag Google nie jest ładowany, więc Google nie otrzymuje danych z tego tagu.

Szczegółową listę plików cookies, ich dostawców i okresów przechowywania zawiera Polityka plików cookies.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w przypadku danych wymaganych do zawarcia lub wykonania umowy ich niepodanie może uniemożliwić realizację zamówienia albo udzielenie odpowiedzi.

12. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

13. Opinie klientów, zaproszenia i program dodatkowych aktualizacji

Jeżeli Klient zaznaczy oddzielną, dobrowolną zgodę w trakcie składania zamówienia, sklep zapisuje informację o udzieleniu zgody i jej wersji, datę pierwszego pobrania oraz termin i fakt wysłania pojedynczego zaproszenia do wyrażenia opinii (14 dni od pierwszego pobrania). Zgoda na wiadomość jest podstawą przetwarzania danych dla tego celu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Brak zgody nie wpływa na możliwość zakupu dokumentacji ani standardowe 24 miesiące aktualizacji. Zgodę na kontakt można wycofać poprzez link w wiadomości lub pisząc na kontakt@zgodnygabinet.pl; wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania.

Formularz recenzji jest powiązany z zamówieniem i służy weryfikacji, czy ocena pochodzi od nabywcy. W związku z opinią mogą być przetwarzane: numer i szczegóły zamówienia, nazwa ocenianego produktu, imię lub nazwa autora, ocena gwiazdkowa, treść opinii, data oraz techniczne dane służące przeciwdziałaniu nadużyciom. Publicznie wyświetlana jest ocena, treść i nazwa autora; adres e-mail użyty do weryfikacji nie jest publikowany. Przy opinii objętej programem dodatkowego roku aktualizacji wyświetlana jest informacja o przyznanej korzyści. Klient powinien unikać wpisywania do opinii danych wrażliwych lub danych innych osób.

Przy przyznaniu bonusu system zapisuje identyfikator zweryfikowanej recenzji, zakupiony pakiet i datę końcową aktualizacji (36 miesięcy od zakupu zamiast 24). Dane o przyznanym uprawnieniu są przechowywane przez okres wykonywania świadczenia oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń. Zasady programu opisuje Regulamin sprzedaży. Opinie pozostają w systemie WordPress/WooCommerce, a do ich obsługi wykorzystywana jest również wtyczka Customer Reviews for WooCommerce.

14. Zgłoszenia akademii i program partnerski

W formularzu „Dla Akademii” przetwarzamy nazwę organizatora szkolenia, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, opcjonalny adres strony lub profilu, rodzaj szkoleń, deklarowaną liczbę kursantów, preferowany wariant współpracy i treść wiadomości. Dane służą rozpatrzeniu zgłoszenia, prowadzeniu korespondencji oraz – w razie przyjęcia – zawarciu i wykonywaniu współpracy partnerskiej. W zależności od sytuacji podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy, gdy osoba kontaktowa jest stroną) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora w prowadzeniu korespondencji biznesowej i obsłudze zgłoszeń przedstawicieli organizacji), a w odpowiednim zakresie również art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne).

Dane zgłoszeń nie są automatycznie wykorzystywane do zapisu na newsletter. Zgłoszenia nieprzyjęte przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania i ewentualnej obrony roszczeń; dane aktywnych Partnerów przez czas współpracy oraz okres wymagany prawem lub potrzebny do obrony roszczeń. Jeżeli dane kontaktowe otrzymaliśmy od akademii, a nie bezpośrednio od osoby kontaktowej, zapewniamy wymagane informacje zgodnie z art. 14 RODO, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

Program wykorzystuje AffiliateWP do ewidencji wizyt i poleceń. Link partnerski może zawierać identyfikator Partnera; śledzenie może korzystać z cookies lub podobnych technologii. Jeżeli wymagana jest zgoda użytkownika, technologia niekonieczna powinna być uruchamiana dopiero po jej uzyskaniu. Odmowa zgody może uniemożliwić przypisanie polecenia, ale nie blokuje zakupów. Dane raportowe Partnerów udostępniamy w zakresie koniecznym, bez ujawniania danych osobowych klientów ponad zakres uzasadniony prawem.

15. Formularz bezpłatnej checklisty

Aby wysłać checklistę, przetwarzamy Twój adres e-mail, datę zgłoszenia, stronę, z której wysłano formularz, i źródło wejścia na stronę (np. wyszukiwarka, media społecznościowe, kampania z parametrem UTM). Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wysłanie zamówionego materiału). Informacje o źródle wejścia służą anonimowej statystyce, skąd przychodzą osoby pobierające checklistę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w statystyce nie zapisujemy adresów e-mail.

Jeżeli zaznaczysz osobną, dobrowolną zgodę marketingową, możemy wysyłać Ci informacje o nowych materiałach i pakietach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link w wiadomości albo pisząc na kontakt@zgodnygabinet.pl. Adresu e-mail nie zapisujemy w bazie danych serwisu: używamy go do wysłania wiadomości z linkiem do checklisty (link działa 7 dni), a w statystyce zapisujemy tylko liczby wysłanych linków, pobrań i zaznaczonych zgód. Adres i informację o zgodzie otrzymujemy w powiadomieniu e-mail o nowym zgłoszeniu. Powiadomienia bez zgody marketingowej usuwamy z naszej skrzynki po 3 miesiącach, a ze zgodą przechowujemy do czasu jej wycofania. Wiadomość z linkiem trafia też na krótko do technicznego dziennika e-maili (pkt 8).

Checklista online. Checklistę możesz wypełnić na stronie /checklista/. Odpowiedzi i wynik są liczone w Twojej przeglądarce i nie są zapisywane w bazie danych serwisu. Jeżeli poprosisz o przesłanie planu na e-mail, przetwarzamy Twój adres e-mail, Twoje odpowiedzi, wynik oraz wybrany rodzaj i sposób prowadzenia działalności, aby wysłać Ci plan (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Informację o wysłaniu planu (adres e-mail, wynik, rodzaj działalności i informację o zgodzie marketingowej) otrzymujemy w powiadomieniu e-mail. Powiadomienia bez zgody marketingowej usuwamy po 3 miesiącach, a te ze zgodą przechowujemy do jej wycofania. Zgoda marketingowa jest osobna i dobrowolna. Plan wyślemy także wtedy, gdy jej nie zaznaczysz. Aby chronić formularz przed nadużyciami, przez godzinę przechowujemy skrót (hash) adresu IP, z którego wysłano formularz, bez samego adresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

16. Asystent „Gabriel” (czat)

Na stronie głównej działa asystent „Gabriel” oparty na usłudze Chatbase (Chatbase Inc., USA). Gdy rozpoczniesz rozmowę, treść Twoich wiadomości oraz dane techniczne (np. adres IP, informacje o przeglądarce) są przekazywane do Chatbase, który generuje odpowiedzi. Nie wpisuj w czacie danych o zdrowiu ani danych innych osób. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na pytania odwiedzających). Rozmowy przechowujemy w systemie Chatbase przez 12 miesięcy, a potem je usuwamy.

17. Przypomnienia o niedokończonym zamówieniu i wiadomości o ofercie

Jeżeli w formularzu zamówienia zaznaczysz zgodę na wiadomości e-mail z przypomnieniem o niedokończonym zakupie i informacjami o ofercie, narzędzie FunnelKit Automations (działające w naszym serwisie) zapisuje adres e-mail, dane wpisane w formularzu i zawartość koszyka, aby wysłać takie wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Bez tej zgody dane z niedokończonego formularza nie są zapisywane w tym celu, a po odznaczeniu zgody zapisany koszyk jest usuwany. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili linkiem w wiadomości albo pisząc na kontakt@zgodnygabinet.pl. Dane niedokończonego zamówienia przechowujemy najdłużej 60 dni od ostatniej zmiany w formularzu, a potem je usuwamy. Jeżeli wyrazisz tę zgodę, adres e-mail do wiadomości o ofercie przechowujemy do czasu jej wycofania.

18. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców (Automattic, Meta, Google, Chatbase) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) w przypadku dostawców certyfikowanych albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@zgodnygabinet.pl.

19. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, funkcjonalności serwisu lub wykorzystywanych dostawców. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie.